Trong quá trình tư vấn mua bán xe ô tô, Green Future nhận thấy nhiều khách hàng còn băn khoăn về thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô. Để giúp bạn dễ dàng nắm bắt quy trình, chúng tôi đã chuẩn bị hướng dẫn chi tiết các bước và những thông tin quan trọng để bạn tham khảo trước khi thực hiện thủ tục này. Hãy cùng tìm hiểu ngay để tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không đáng có.
*Thông tin bài viết chỉ mang tính tổng hợp và tham khảo tại thời điểm chia sẻ, không phải ý kiến từ chuyên gia.
Hồ sơ gốc xe ô tô là gì? Khi nào cần rút?
Hồ sơ gốc xe ô tô là bộ tài liệu pháp lý bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký xe: Xác nhận quyền sở hữu và thông tin cơ bản của xe.
Sổ đăng kiểm: Chứng nhận xe đã được kiểm tra và đạt tiêu chuẩn an toàn kỹ thuật.
Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự: Bắt buộc khi tham gia giao thông.
Biển số xe: Bao gồm cả biển số trước và sau.
Hồ sơ gốc xe ô tô là bộ tài liệu pháp lý bao gồm giấy đăng ký xe (Nguồn: Internet)
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là quy trình mà chủ xe thực hiện nhằm lấy lại toàn bộ giấy tờ gốc từ cơ quan CSGT nơi xe được đăng ký ban đầu. Việc rút hồ sơ gốc xe ô tô là bắt buộc trong các trường hợp sau:
Mua bán xe giữa các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Khi chuyển nhượng xe giữa các địa phương khác nhau, cần thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc tại cơ quan đăng ký xe nơi xe đã được đăng ký trước đó.
Sang tên đổi chủ: Khi chuyển quyền sở hữu xe cho chủ mới, cần rút hồ sơ gốc để thực hiện thủ tục sang tên tại cơ quan đăng ký xe nơi chủ mới cư trú.
Xe thanh lý: Khi xe bị thanh lý hoặc không còn sử dụng, cần rút hồ sơ gốc để hoàn tất thủ tục hủy đăng ký xe.
Theo Thông tư 15/2014/TT-BCA của Bộ Công an (có sửa đổi, bổ sung), hồ sơ gốc của xe ô tô được lưu giữ tại cơ quan đăng ký để quản lý và theo dõi. Việc rút hồ sơ gốc phải tuân thủ đúng trình tự và thủ tục nhằm đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô
Quy trình thực hiện rút hồ sơ gốc xe ô tô bao gồm các bước sau:
Các loại giấy tờ cần chuẩn bị
Đối với cá nhân:
Loại giấy tờ
Số lượng
Yêu cầu
Đơn đề nghị rút hồ sơ gốc
01 bản
Điền theo mẫu do cơ quan đăng ký quy định
CMND/CCCD
01 bản sao
Phải có công chứng hoặc chứng thực
Giấy chứng nhận đăng ký xe
01 bản sao
Bản sao chứng thực hợp lệ
Giấy phép lái xe
01 bản sao
Phù hợp với hạng xe đăng ký
Biển số xe
Bộ đầy đủ
Bản gốc, còn nguyên, không bị hư hỏng
Đối với tổ chức/doanh nghiệp:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có chứng thực)
Quyết định thành lập hoặc Giấy phép đầu tư (bản sao có chứng thực)
Văn bản ủy quyền cho người đại diện thực hiện thủ tục (nếu có)
Các giấy tờ liên quan khác tương tự cá nhân
Lưu ý: Tất cả giấy tờ phải còn hiệu lực, rõ ràng, không tẩy xóa hay chỉnh sửa. Bản sao phải được công chứng hoặc chứng thực trong vòng 6 tháng trước khi nộp hồ sơ.
Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ khi rút hồ sơ gốc xe ô tô (Nguồn: Internet)
Quy trình rút hồ sơ gốc cho xe ô tô
Trước khi thực hiện, bạn cần biết cơ quan tiếp nhận và xử lý thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô bao gồm:
Phòng Cảnh sát giao thông (CSGT) Công an tỉnh/thành phố nơi xe đăng ký ban đầu.
Trung tâm đăng ký xe thuộc Phòng CSGT.
Các điểm tiếp nhận hồ sơ do Phòng CSGT chỉ định tại địa phương.
Dưới đây là quy trình chi tiết rút hồ sơ gốc xe ô tô, gồm 5 bước cụ thể:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ cần thiết
Thu thập tất cả giấy tờ theo danh mục yêu cầu.
Kiểm tra tính hợp pháp và thời hạn hiệu lực của từng giấy tờ.
Thực hiện công chứng hoặc chứng thực các bản sao khi cần thiết.
Bước 2: Công chứng hợp đồng mua bán xe (nếu có)
Khi chuyển quyền sở hữu, hợp đồng mua bán xe cần được công chứng.
Hợp đồng phải ghi rõ thông tin của người bán, người mua và chi tiết xe.
Cần công chứng hợp đồng mua bán xe khi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô (Nguồn: Internet)
Bước 3: Kê khai đơn đề nghị rút hồ sơ gốc
Khi điền Mẫu đơn đề nghị rút hồ sơ gốc, cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
Thông tin cá nhân:
Họ và tên chủ xe.
Số CMND/CCCD kèm ngày cấp.
Địa chỉ thường trú hiện tại.
Số điện thoại liên hệ.
Thông tin về xe:
Biển kiểm soát xe.
Số khung và số máy.
Nhãn hiệu, loại xe.
Năm sản xuất.
Lý do đề nghị rút hồ sơ
Nêu rõ mục đích rút hồ sơ gốc.
Ghi địa điểm dự kiến đăng ký xe mới (nếu có).
Lưu ý: Dưới đây là các lỗi thường gặp khi điền mẫu đơn thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô:
Thiếu các thông tin bắt buộc.
Số khung, số máy không chính xác với đăng ký.
Ngày tháng ghi không đúng.
Vì vậy, việc kê khai đầy đủ, chính xác giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng và tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.
Mẫu đơn kê khai đơn đề nghị rút hồ sơ gốc chuẩn pháp lý, đầy đủ nhất (Nguồn: Internet)
Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Mang hồ sơ đến Phòng CSGT trong giờ hành chính.
Cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu thông tin và hướng dẫn nếu cần.
Thanh toán các loại phí, lệ phí (nếu có).
Bước 5: Nhận giấy biên nhận và hẹn trả kết quả
Nhận biên nhận xác nhận đã nộp hồ sơ.
Ghi nhớ ngày giờ hẹn để nhận hồ sơ gốc.
Bước 6: Nhận hồ sơ gốc theo lịch hẹn
Đến đúng thời gian hẹn để nhận hồ sơ gốc.
Kiểm tra đầy đủ giấy tờ trước khi rời cơ quan.
Thời gian và lệ phí rút hồ sơ gốc xe ô tô
Thời gian xử lý thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô theo Thông tư 15/2014/TT-BCA bao gồm:
Trường hợp
Thời gian xử lý
Ghi chú
Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ
Tối đa 2 ngày làm việc
Tính từ thời điểm cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ
Thông báo ngay
Yêu cầu bổ sung hồ sơ
Trường hợp phức tạp
Tối đa 5 ngày làm việc
Cần xác minh thêm thông tin từ người nộp
Thời gian thực tế tại một số địa phương:
TP.HCM: 1–2 ngày làm việc
Hà Nội: 1–2 ngày làm việc
Đồng Nai: 1–2 ngày làm việc
Các tỉnh khác: 1–3 ngày làm việc
Thời gian xử lý hồ sơ gốc xe ô tô từ 1–5 ngày làm việc (Nguồn: Internet)
Theo Thông tư 58/2020/TT-BCA, thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô được thực hiện miễn phí hoàn toàn tại cơ quan CSGT. Tuy nhiên khi sang tên, người mua vẫn phải nộp lệ phí trước bạ cho cơ quan thuế. Căn cứ khoản 4 Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP, mức thu lệ phí trước bạ đối với ô tô đã qua sử dụng thường là 1% giá trị còn lại của xe.
Các trường hợp đặc biệt:
Nếu chủ xe đã nộp lệ phí trước bạ theo mức 2%, sau đó chuyển nhượng cho cá nhân hoặc tổ chức tại các thành phố trực thuộc Trung ương (Hà Nội, TP.HCM…), lệ phí trước bạ áp dụng là 5%.
Trong trường hợp ô tô đã nộp lệ phí trước bạ 5%, các lần sang tên tiếp theo chỉ phải nộp lại 1%.
Bên cạnh đó, người mua cần lưu ý các khoản phí khác liên quan như:
Loại phí
Mức phí
Đơn vị thu
Phí công chứng hợp đồng mua bán
50.000 – 100.000 đồng
Phòng công chứng
Phí chứng thực bản sao
5.000 – 10.000 đồng/trang
UBND xã/phường
Phí photo
1.000 – 2.000 đồng/trang
Các cơ sở dịch vụ
Trong trường hợp sử dụng dịch vụ rút hồ sơ gốc hộ, chi phí sẽ phát sinh riêng, thường dao động khoảng 1 – 3 triệu đồng, tùy theo địa phương và dịch vụ cung cấp.
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô được thực hiện miễn phí, chỉ phát sinh phí công chứng, lệ phí sang tên (Nguồn: Internet)
Những trường hợp cần lưu ý khi rút hồ sơ gốc xe ô tô
Khi thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc, người chủ xe cần phải nộp lại biển số xe khi rút hồ sơ (áp dụng với xe đăng ký biển cũ, sang tỉnh khác). Trong một số trường hợp đặc biệt, thủ tục rút hồ sơ gốc có thể phức tạp hơn, đòi hỏi giấy tờ bổ sung và xử lý tuần tự. Dưới đây là các trường hợp phổ biến:
Xe mất giấy tờ hoặc biển số
Trường hợp mất Giấy đăng ký xe:
Làm đơn trình báo mất giấy tờ tại Công an xã/phường nơi cư trú.
Nộp hồ sơ xin cấp lại Giấy đăng ký xe tại Phòng CSGT.
Sau khi nhận Giấy đăng ký xe mới, mới tiến hành thủ tục rút hồ sơ gốc.
Trường hợp mất biển số:
Trình báo cơ quan Công an gần nhất.
Làm đơn đề nghị cấp lại biển số.
Nộp lệ phí theo quy định: khoảng 320.000 đồng/bộ biển số.
Trường hợp mất cả giấy tờ và biển số:
Thực hiện tuần tự các thủ tục trên.
Thời gian hoàn tất: 5–7 ngày làm việc.
Chi phí ước tính: 500.000 – 700.000 đồng.
Lưu ý quan trọng khi rút hồ sơ gốc xe ô tô trường hợp mất cả giấy tờ và biển số (Nguồn: Internet)
Xe mua trả góp chưa hoàn tất
Đối với xe còn đang trả góp, chủ xe phải có sự đồng ý của ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
Quy trình thực hiện:
Liên hệ ngân hàng để thông báo dự định chuyển quyền sở hữu xe.
Xin giấy chấp thuận của ngân hàng cho phép chuyển quyền sở hữu.
Thanh toán dư nợ (nếu được yêu cầu).
Thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc bình thường, kèm giấy chấp thuận của ngân hàng.
Giấy tờ bổ sung cần thiết:
Giấy chấp thuận của ngân hàng/tổ chức tín dụng.
Hợp đồng tín dụng gốc.
Biên bản bàn giao tài sản đảm bảo (nếu có).
Chủ xe không thể trực tiếp thực hiện thủ tục
Trường hợp ủy quyền cho người khác:
Giấy tờ cần chuẩn bị:
Giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực.
CMND/CCCD của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.
Toàn bộ hồ sơ như quy định.
Nội dung giấy ủy quyền:
Họ tên, địa chỉ của cả hai bên.
Công việc được ủy quyền cụ thể.
Thời hạn hiệu lực (không quá 12 tháng).
Chữ ký của người ủy quyền.
Lưu ý: Người được ủy quyền phải đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự.
Lưu ý thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô đối với thủ xe ủy quyền cho người khác (Nguồn: Internet)
Chủ xe đã mất (thừa kế)
Người thừa kế hợp pháp cần chuẩn bị giấy tờ:
Giấy chứng tử của chủ xe.
Giấy chứng nhận quyền thừa kế có công chứng.
Giấy tờ tùy thân của người thừa kế.
Các giấy tờ khác theo quy định.
Quy trình: Người thừa kế thực hiện thay, nộp đầy đủ hồ sơ như bình thường.
Lưu ý pháp lý cần nhớ:
Giấy ủy quyền bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.
Người nhận ủy quyền phải đủ 18 tuổi và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
Thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền không vượt quá 12 tháng kể từ ngày ký.
Việc nắm rõ thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô giúp bạn chủ động trong quá trình sang tên, đổi chủ hoặc chuyển tỉnh, từ đó đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi lâu dài khi sử dụng xe. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ đúng quy trình và lưu ý các trường hợp đặc biệt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro không đáng có.
Khi mua xe lướt tại Green Future, bạn không chỉ nhận được những chiếc xe chất lượng, mà còn được hỗ trợ đầy đủ các thủ tục pháp lý liên quan. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn tất các thủ tục nhanh chóng và chính xác, đảm bảo quyền lợi và tính pháp lý lâu dài khi sở hữu xe. Hãy để Green Future đồng hành cùng bạn trong quá trình mua xe lướt và giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức!
Mục lục
